Introducción
La industria del petróleo es una de las organizaciones más expuestas a grandes riesgos, razón por la cual está sujeta al cumplimento de una serie de regulaciones internacional muy estrictas. Igualmente se considera que si los productos que procesa y genera esta industria se gestionan de forma inadecuada, pueden causar daños considerables al medio ambiente, a las personas y a sus activos, quedando expuesta a sanciones legales.
Para operar de manera segura las instalaciones de hidrocarburos, se necesita un alto nivel de integridad operativa y buenas prácticas con alto nivel de seguridad, para los cual las auditorías de calidad ayudan a garantizar que los operaciones y procesos se ajusten a las normativas para evitar eventos catastróficos y sanciones legales.
El objetivo principal de este artículo es explorar las prácticas avanzadas y las herramientas utilizadas en las auditorías de calidad de la industria petrolera. Se prestará especial atención a cómo estas prácticas y herramientas contribuyen a mantener estándares de calidad elevados en un entorno tan desafiante.
Temas relacionados
Aunque el tema que nos ocupa el las auditorías de calidad, es importante definir y clarificar los conceptos de: la gestión de calidad, el control de calidad y la auditoría de calidad. Estos son conceptos relacionados, pero tienen enfoques y objetivos diferentes en el contexto de la mejora de la calidad en una organización. A continuación, una breve descripción de cada uno para evitar confusiones:
Gestión de calidad:
- Enfoque: Estratégico y a largo plazo.
- Objetivo: Establecer políticas, procesos y procedimientos para garantizar que la calidad sea un aspecto integral de todas las operaciones de la organización.
- Responsabilidad: Debe ser liderada por la alta dirección y estar incorporada en la cultura de la organización.
- Actividades: Planificación estratégica, establecimiento de objetivos de calidad, diseño de procesos, gestión de recursos humanos y materiales, toma de decisiones basadas en datos, mejora continua.
Control de calidad:
- Enfoque: Táctico y a corto plazo.
- Objetivo: Evaluar y verificar la calidad de un producto o servicio durante su producción o prestación de servicio para asegurarse de que cumple con los estándares establecidos.
- Responsabilidad: Suelen ser responsabilidad de los equipos operativos, ingeniería de confiabilidad, inspección de equipos.
- Actividades: Inspección, pruebas, muestreo, seguimiento de procesos, corrección de defectos en tiempo real, aseguramiento de que los productos o servicios cumplen con las especificaciones.
Auditoría de calidad:
- Enfoque: Evaluación independiente y retrospectiva.
- Objetivo: Examinar y evaluar los sistemas de gestión de calidad y los procesos para garantizar su conformidad con estándares, regulaciones y políticas establecidos.
- Responsabilidad: Realizada por auditores internos o externos, pero independientes de los procesos auditados.
- Actividades: Revisión documental, entrevistas, observación de procesos, identificación de no conformidades, emisión de informes de auditoría, recomendaciones de mejora.
Para evitar confusiones, es importante tener claridad sobre la distinción entre estos conceptos y cómo se relacionan entre sí. La gestión de calidad es la base sobre la cual se establece el control de calidad y se realiza la auditoría para garantizar la conformidad y la mejora continua.
¿Qué es auditoria de calidad?
La auditoría se define como la actividad de verificación de un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de registros, declaraciones de hechos u otra información que sea relevante y verificable y evaluarla objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los procedimientos o requisitos para garantizar que exista altos estándar de calidad en toda la organización.
Una auditoría puede aplicarse a toda una organización o puede ser específica de una función, proceso o paso de producción. Algunas auditorías tienen propósitos administrativos especiales, como auditar documentos, riesgos o desempeño, o dar seguimiento a acciones correctivas completadas.
Las auditorías de calidad tienen un gran protagonismo motivado por el impulso que la certificación ha adquirido en los últimos años. Ello ha conducido a que desde la organización internacional de normalización (ISO) se desarrollen normas y guías sobre la metodología de las auditorías de la calidad como la norma ISO 19011 (Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental), además de la exigencia de realizar auditorías internas del sistema de gestión de la calidad, establecida en ISO 9001 (Sistemas de gestión de la calidad) y ISO 14011 (Guía para las auditorías de sistemas de gestión de calidad o ambiental).
Tipos de auditorías de acuerdo con el objetivo
- Auditoría de procesos: Verifica que los procesos estén funcionando dentro de los límites establecidos. Evalúa una operación o método frente a instrucciones o estándares predeterminados para medir el cumplimiento de estos estándares y la efectividad de las instrucciones.
- Auditoria de producto: Como su nombre lo indica, comprueba la calidad del producto o servicio, para determinar si cumple con las especificaciones o necesidades del cliente. Así, las especificaciones, los requerimientos de los clientes y sus reclamaciones, son el foco de atención del auditor.
- Auditoría del sistema: Realizada a un sistema de gestión. Puede describirse como una actividad documentada realizada para verificar, mediante examen y evaluación de evidencia objetiva, que los elementos aplicables del sistema son apropiados y efectivos y han sido desarrollados, documentados e implementados de acuerdo con los requisitos especificados.
Tipos de auditorías de acuerdo con el auditor
- Auditoría interna: Es realizada por un auditor interno que trabaja para la propia organización y evalúa el sistema de gestión en relación con los requisitos especificados. El objetivo de la auditoría interna es identificar y evaluar oportunidades de mejora en el sistema de gestión.
- Auditoría externa: Es realizada por un auditor independiente que trabaja para una organización de auditoría externa y evalúa el sistema de gestión en relación con los requisitos especificados. El objetivo de la auditoría externa es otorgar una acreditación, un certificado o una evaluación independiente de la conformidad del sistema de gestión de la organización auditada.
- Auditoría de certificación: Solo puede ser realizada por auditores que pertenecen a un organismo certificador acreditado por ISO. Una organización se enfrenta a este tipo de auditoría cuando ha implementado un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001, y espera certificarlo o validar la certificación cada tres años. La norma ISO/IEC 17021-1 proporciona una serie de requisitos para la auditoría de sistemas de gestión para la certificación de terceras partes.
Como realizar una auditoria
Para realizar una auditoria eficiente, debe realizarse una planificación previa para garantizar que el proceso de auditoría sea efectivo y eficiente. En la industria petrolera, donde las operaciones son complejas y riesgosas, una planificación adecuada es esencial. Aquí se presentan algunas de las mejores prácticas y herramientas utilizadas en este proceso:
- Identificación de objetivos y alcance: El primer paso es definir el alcance y los objetivos de la auditoría, los cuales deben estar alineados con las metas y prioridades estratégicas de la organización. Herramientas como las matrices de riesgo ayudan a priorizar las áreas críticas. El alcance debe especificar qué aspectos del proceso, producto o servicio serán auditados, como entradas, salidas, actividades, recursos, documentación o indicadores de desempeño. Los objetivos deben indicar lo que la auditoría pretende lograr, como verificar el cumplimiento, evaluar la eficacia, identificar las mejores prácticas o recomendar mejoras.
- Selección de un equipo de auditores competentes: Un equipo de auditores competentes es esencial para el éxito de la auditoría. Además, la formación continua y la certificación son prácticas comunes para mantener la competencia del equipo de auditoría.
El equipo de auditoría debe estar familiarizados con los estándares de calidad y seguridad relevantes, así como con los procesos específicos de la industria petrolera, Igualmente este equipo lo deben conformar auditores calificados y competentes que tengan el conocimiento, las habilidades y la experiencia relevantes para realizar la auditoría. Los criterios de auditoría deben definir los estándares, regulaciones o requisitos del cliente que se utilizarán para evaluar el proceso, producto o servicio.
- Evaluación de Riesgos: La identificación y evaluación de riesgos son esenciales para garantizar la seguridad durante la auditoría. Herramientas como el análisis de riesgos se utilizan para determinar las posibles amenazas y tomar medidas preventivas.
- Planificar y preparar la auditoría: El paso siguiente es planificar y preparar la auditoría, lo que implica desarrollar un plan de auditoría, una lista de verificación de auditoría y una estrategia de muestreo de auditoría. El plan de auditoría debe describir el alcance, los objetivos, los criterios, el equipo, los métodos y los procedimientos de presentación de informes de la auditoría. La lista de verificación de auditoría debe enumerar las preguntas, evidencia y observaciones específicas que se utilizarán para evaluar los criterios de auditoría. La estrategia de muestreo de la auditoría debe determinar el tamaño de la muestra, la selección y los métodos de análisis que se utilizarán para garantizar que los resultados de la auditoría sean representativos y confiables. El plan de auditoría debe incluir una agenda detallada, la asignación de tareas, la recopilación de documentos relevantes y la definición de criterios de evaluación. Las herramientas de gestión de proyectos, como el software de programación, facilitan la creación y seguimiento del plan.
- Realizar la auditoría: Recopilar y analizar evidencia de auditoría, evaluar los hallazgos de la auditoría e informar los resultados de la auditoría. La evidencia de auditoría debe obtenerse mediante diversos métodos, como entrevistas, observaciones, revisiones de documentos o pruebas. Los hallazgos de la auditoría deben compararse con los criterios de auditoría y cualquier no conformidad, fortaleza o debilidad debe identificarse y registrarse. Los resultados de la auditoría deben resumirse en un informe de auditoría, que debe incluir el alcance, los objetivos, los criterios, el equipo, los métodos, los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones de la auditoría.
- Identificar hallazgos y no conformidades: Registra cualquier hallazgo de incumplimiento de normativas o no conformidad con los estándares de calidad y clasificarlos por su gravedad y urgencia.
- Comunicar los resultados: Presenta los resultados de la auditoría a la alta dirección y al equipo de gestión. Proporciona evidencia documentada de hallazgos y no conformidades.
- Desarrollar un plan de acción final: Trabajar con el equipo auditado para desarrollar un plan de acción para abordar las no conformidades y los hallazgos estableciendo plazos y responsabilidades claras.
- Emitir un informe final: Elabora un informe final que incluya los resultados de la auditoría, el plan de acción y las recomendaciones. Entrega del informe a la alta dirección y a todas las partes interesadas pertinentes.
- Cierre de la auditoría: Formaliza el cierre de la auditoría y asegúrate de que se hayan tomado todas las medidas necesarias para garantizar la calidad y la seguridad en la industria petrolera.
- Seguimiento a la auditoría: El último paso es hacer un seguimiento de la auditoría, lo que implica verificar la implementación y eficacia de cualquier acción correctiva o preventiva acordada o recomendada por la auditoría. Las actividades de seguimiento deben basarse en el informe de auditoría y deben incluir monitorear, revisar o volver a auditar el proceso, producto o servicio para garantizar que las no conformidades se hayan resuelto y las mejoras se hayan sostenido. Las actividades de seguimiento también deben proporcionar retroalimentación al auditado y a otras partes interesadas sobre el resultado de la auditoría y el progreso de la mejora.
Herramientas y tecnología aplicada para apoyar auditorías de calidad
- Sistemas de gestión de datos: Los sistemas de gestión de datos centralizan la información relacionada con la calidad y facilitan el seguimiento y la generación de informes. Estos sistemas suelen estar respaldados por tecnologías de análisis de datos, como la Big Data, Machine Learning, Inteligencia Artificial (IA), el Software ISOTools y Six Sigma, entre otros, que pueden identificar patrones y tendencias ocultas en grandes conjuntos de datos.
- Auditorías virtuales: Las auditorías virtuales permiten a los auditores realizar inspecciones y evaluaciones de forma remota utilizando tecnologías de videoconferencia y realidad aumentada. Esto ha demostrado ser especialmente útil en situaciones de emergencia, como la pandemia de COVID-19, cuando las auditorías presenciales eran difíciles de llevar a cabo. Estas auditorías pueden registrar evidencia visual en tiempo real y facilitar la colaboración entre expertos de todo el mundo.
- Auditorías digitales y Blockchain: La tecnología blockchain es una herramienta muy útil en la gestión de la calidad en la industria petrolera para garantizar la integridad y la trazabilidad de los datos. Las auditorías digitales basadas en blockchain pueden registrar de manera segura los resultados de las auditorías y proporcionar una cadena de custodia inmutable. Esto es especialmente relevante para garantizar el cumplimiento normativo y la calidad de los informes.
Cumplimiento normativo y certificaciones
La industria petrolera está sujeta a una amplia gama de regulaciones y normativas, tanto a nivel nacional como internacional. Mantener el cumplimiento normativo es esencial para evitar sanciones y riesgos operativos. Las auditorías de calidad juegan un papel de alta relevancia en la verificación del cumplimiento normativo y en la obtención de certificaciones, como ISO 9001 (Sistemas de gestión de la calidad), ISO 14001 (gestión ambiental) o ISO 45001 (Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo). Para el caso de la industria petrolera, petroquímica y gas natural se desarrolló la norma ISO 29001 que es complementaria a la ISO 9001.
Conclusiones
Las auditorías de calidad son una parte indispensable de la gestión de la calidad en la industria petrolera. La implementación de prácticas avanzadas y herramientas tecnológicas ha mejorado significativamente la eficiencia y la efectividad de estas auditorías. Desde la planificación hasta la gestión de datos y el cumplimiento normativo, las empresas petroleras están adoptando enfoques innovadores para garantizar estándares de calidad elevados y consistentes.
El compromiso continuo con la calidad y la seguridad es esencial para el éxito y la sostenibilidad de la industria petrolera en un mundo en constante evolución. A medida que la tecnología continúa avanzando, es probable que veamos nuevas herramientas y enfoques que sigan mejorando las auditorías de calidad en esta industria crítica.
La combinación de prácticas avanzadas y herramientas tecnológicas está impulsando la excelencia en las auditorías de calidad de la industria petrolera, asegurando que continúe proporcionando productos y servicios de alta calidad mientras cumple con los más altos estándares de seguridad y cumplimiento normativo.
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