Cómo los indicadores de rendimiento maximizan la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión del mantenimiento

Introducción

En un entorno industrial cada vez más exigente, la gestión de mantenimiento se enfrenta a una serie de desafíos que afectan su efectividad y, en última instancia, la operatividad de los equipos. Factores como las limitaciones presupuestarias y la necesidad de maximizar la disponibilidad y confiabilidad de los activos operacionales son solo algunos de los elementos que complican esta tarea. A medida que las actividades industriales se vuelven más complejas, también lo hacen las estrategias de mantenimiento, que deben adaptarse para garantizar no solo el cumplimiento de los objetivos económicos y organizacionales, sino también para extender la vida útil de los equipos. 

En este contexto, los indicadores de rendimiento representan herramientas fundamentales a través de los cuales las organizaciones pueden evaluar y mejorar su gestión de mantenimiento gracias a la medición del desempeño, asegurando así que los recursos se utilicen de manera eficiente y efectiva.

Al utilizar indicadores adecuados para cada área, las organizaciones optimizan el uso de recursos (eficiencia), y logran sus objetivos de mantenimiento (eficacia), mejorando la operatividad y confiabilidad de los activos a lo largo del tiempo (efectividad). Esto permite una gestión más estratégica y alineada con los objetivos organizacionales.

¿Qué son los indicadores de rendimiento y por qué son importantes en la gestión del mantenimiento?

Según lo citado por Viveros, et al. (2013) la moderna gestión del mantenimiento incluye todas aquellas actividades destinadas a determinar objetivos y prioridades de mantenimiento, las estrategias y las responsabilidades. Todo ello facilita la planificación, programación y control de la ejecución del mantenimiento.

Estos autores establecen que la secuencia lógica del ciclo habitual de los trabajos de mantenimiento; tradicionalmente se inicia con la identificación de trabajos, planificación, programación, asignación de trabajos, la ejecución y el proceso de análisis con la mejora continua. Sin embargo, plantean que la gestión del mantenimiento debería abordarse desde los enfoques estratégico y operacional.

Para establecer el rendimiento esperado en función de los objetivos corporativos y las bases de desempeño, es fundamental definir indicadores de rendimiento claros. Estos indicadores, que también se conocen como indicadores clave de rendimiento (KPI por sus siglas en inglés), son métricas esenciales que permiten evaluar la efectividad y eficiencia de las actividades dentro de procesos específicos, como la gestión de mantenimiento. Proporcionan datos cuantificables que facilitan el análisis y la evaluación del desempeño operativo de las organizaciones. Además, estos indicadores son determinantes en la toma de decisiones y la implementación de estrategias de mejora continua.

En opinión de Amendola (s.f) los indicadores de mantenimiento y los sistemas de planificación empresarial asociados al área de efectividad, permiten evaluar el comportamiento operacional de las instalaciones, sistemas, equipos, dispositivos y componentes, de esta forma es posible implementar un plan de mantenimiento orientado a perfeccionar la labor de mantenimiento.

La importancia de estos indicadores radica en ofrecer una visión clara del estado actual del mantenimiento, permitiendo a los gerentes identificar áreas de mejora y establecer objetivos realistas. 

Características de los indicadores

Los indicadores deben cumplir con las siguientes características:

• Denotar especificidad, estar bien definidos, ser objetivos, no deben dar lugar a mal interpretaciones y confusiones.
• Ser cuantificables, estar basados en datos numéricos, claros, precisos y medibles, de manera tal que permita el seguimiento, comparación y análisis de las mediciones en un periodo de tiempo.
• Alcanzables, cada indicador tiene metas realistas asociadas, las cuales debe estar la organización en capacidad de cumplir.
• Accesibles y rentables, la obtención de los indicadores debe ser sencilla para los responsables del mantenimiento y su costo de recolección no debe exceder el valor que aporta el análisis del proceso o actividad en cuestión.
• Temporalmente definidos, limitados a un marco de tiempo específico.

Clasificación de los indicadores

Para controlar la gestión de mantenimiento, cada organización establece su propio modelo de medición, evaluación y control. El proceso suele comenzar con la identificación y definición de los indicadores clave, seguido de su medición y análisis, hasta la implementación de mejoras o soluciones basadas en los resultados obtenidos.

Los indicadores de rendimiento se pueden clasificar según el nivel de análisis en la organización. A nivel operativo, se enfocan en las características y el desempeño de los equipos; a nivel intermedio, se consideran tácticos y abordan la eficiencia y la ejecución de los procesos; mientras que, a nivel estratégico, se alinean con los objetivos organizacionales y las metas de mantenimiento. En este último nivel, encontramos los KPI (Indicadores Clave de Desempeño), que miden directamente el progreso hacia los objetivos globales del mantenimiento.

De acuerdo con la bibliografía consultada, entre ellas lo descrito por Limble CMMS (2024) las métricas de mantenimiento pueden agruparse en función del tipo de KPI. Ejemplos de estas categorías incluyen la eficiencia del trabajo de mantenimiento, los costos y gastos asociados, la confiabilidad y el rendimiento de los activos, la seguridad y el cumplimiento en el lugar de trabajo, el tiempo de inactividad y la gestión de inventarios de repuestos.

Mientras que las métricas proporcionan datos crudos, los indicadores evalúan el desempeño de estos datos, y los KPI se centran en aquellos aspectos directamente vinculados con los objetivos estratégicos del mantenimiento, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y optimizar la operación.

Otra visión de clasificación, obedece a la descrita por Renovetec Institute (2021), quien indica que los indicadores pueden agruparse como indicadores de: disponibilidad, costos, órdenes de trabajo, materiales e incidentes. Si quieres conocer más acerca de esta tipología, puedes consultar el siguiente video.

A continuación, presentamos algunos ejemplos de los indicadores comúnmente usados en la fase de ejecución del mantenimiento:

• Back-log: Expresa el tiempo requerido para completar las órdenes de trabajo listas para programar (LPP) en una especialidad, se expresa en semanas.
• Disponibilidad: Representa el porcentaje de tiempo en que los equipos están operativos y listos para su uso en comparación con el tiempo total en que deberían estarlo.
• Tasa de Fallos: Refleja cuántas veces un equipo o sistema falla durante un periodo de tiempo determinado.
• Tiempo Promedio para Fallar (TPPF/MTBF) (Mean Time To Fail): Indicador de confiabilidad que mide el tiempo promedio que un equipo o sistema opera sin fallar. 
• Tiempo Promedio para Reparación (TPPR/ MTTR) (Mean Time to Repair): Mide el tiempo promedio que se tarda en reparar un equipo o sistema una vez que ha fallado.

Errores comunes en el uso de indicadores de rendimiento

• No actualizar los KPIs regularmente: Los KPIs deben evolucionar junto con los cambios en la estrategia empresarial y las condiciones del entorno. Ignorar la necesidad de actualizar los indicadores puede llevar a decisiones basadas en datos obsoletos. Es fundamental que respondan al enfoque y estrategias de mantenimiento de la organización.
• Interpretación incorrecta de los datos: La falta de comprensión sobre cómo interpretar los KPIs puede resultar en conclusiones erróneas. Deben analizarse en su justa dimensión.
• No actuar basándose en los KPIs: Ignorar la información de la que se dispone y tomar decisiones no justificadas y soportadas, socaba la visión estratégica de la organización. Esto lleva a una falta de mejora continua en los procesos de mantenimiento.
• Ignorar la retroalimentación del personal operativo: Diseñar KPIs sin considerar la opinión del personal que ejecuta el mantenimiento puede generar desconexiones. Esto limita la efectividad de los indicadores, ya que no reflejan las realidades del trabajo diario.
• Omitir la supervisión y análisis frecuente de las métricas de rendimiento: Si no se efectúa un seguimiento habitual de las métricas, las acciones de mejora o solución de problemas se ven directamente afectadas. Los indicadores son la base de partida para las acciones de mejora.

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Conclusiones

Los indicadores de rendimiento son herramientas fundamentales para optimizar y controlar la gestión del mantenimiento en cualquier organización industrial. Su implementación adecuada permite no solo medir la eficiencia y efectividad de las actividades, sistemas o equipos, sino también identificar áreas de mejora continua, asegurando que los recursos se empleen de manera óptima. 

En un entorno de creciente complejidad, la capacidad de maximizar la disponibilidad y confiabilidad de los equipos, extender su vida útil, o en su defecto, considerar su reemplazo oportuno, es significativa para mantener la competitividad, rentabilidad y sostenibilidad. Al integrar indicadores como la disponibilidad de equipos, la tasa de fallos, el MTBF y el MTTR, las organizaciones pueden soportar y mejorar la toma de decisiones, alineando sus esfuerzos con los objetivos estratégicos y operativos.

La interpretación de los indicadores de rendimiento en la gestión de mantenimiento debe ser integral para garantizar una visión completa del desempeño. En muchos casos, puedes alcanzar eficiencia al reducir tiempos de reparación o costos, pero esto no siempre significa que se está logrando la efectividad o la eficacia. 

Una evaluación fragmentada de los indicadores puede llevar a decisiones equivocadas. Por eso, es fundamental analizar los resultados de manera sistémica, asegurando que se optimicen los recursos sin sacrificar el logro de objetivos ni la mejora continua de la operatividad.

Referencias

1. Amendola, L. (s.f). Indicadores de confiabilidad propulsores en la gestión de mantenimiento. Reliabilityweb-Es. www.klaron.net
2. Azoy Capote, A., (2014). Método para el cálculo de indicadores de mantenimiento. Revista Ingeniería Agrícola, 4(4), 45-49.
3. Limble CMMS (2024). Maintenance KPIs Explained: The Metrics that Matter. https://www.youtube.com/watch?v=Irvu5bVCH6o
4. Limble (2024). Maintenance KPIs: A Simple Guide. https://limblecmms.com/blog/maintenance-kpi/
5. Renovetec Institute (2021). Key Performance Indicators (KPI’s) for Maintenance. https://www.youtube.com/watch?v=qJvZMerNOoc
6. Viveros, P; Stegmaier, R; Kristjanpoller, F; Barbera, L; Crespo, A. (2013). Propuesta de un modelo de gestión de mantenimiento y sus principales herramientas de apoyo. Ingeniare. Revista chilena de ingeniería, 21 (1), 125-138.