Gestión de activos físicos en mantenimiento

En muchas empresas se sigue hablando de competitividad mirando producción, ventas o finanzas. Pero en la práctica, la batalla se gana o se pierde en cómo se gestionan los activos físicos: plantas, equipos, sistemas de apoyo e infraestructura que sostienen el negocio cada día.

La norma ISO 55000:2024 (segunda edición) es hoy la referencia global. Define la gestión de activos, sus principios y terminología, y establece un marco para que las organizaciones gestionen sus activos a lo largo de su ciclo de vida y obtengan más valor de ellos. La versión española UNE-ISO 55000:2025 es el equivalente a esta edición 2024.

A partir de este marco, este artículo responde de forma clara a tres preguntas: qué es la gestión de activos físicos, cómo se aplica (fases) y cuándo tiene sentido implantarla, conectándolo con la realidad de mantenimiento y confiabilidad industrial.

¿Qué es la gestión de activos físicos?

Gestión de activos y mantenimiento

ISO 55000 define un activo como algo que tiene valor o potencial de valor para la organización, y la gestión de activos como el conjunto de actividades coordinadas para obtener ese valor a lo largo del ciclo de vida.

Esta norma también especifica que, “la realización de valor por lo general implicará un balance de costos, riesgos, oportunidades y beneficios de desempeño”. (Institute of Asset Management, 2015)

La bibliografía consultada diferencia en términos simples: La gestión del mantenimiento se centra en planificar y ejecutar tareas (correctivas, preventivas, predictivas) para conservar la función de los equipos. Mientras que, la gestión de activos físicos es aquella que gobierna todo el ciclo de vida del activo (planificar, diseñar, adquirir, operar, mantener, renovar, retirar) alineando decisiones con la estrategia del negocio, los riesgos y los costos.

La gestión de activos en el mantenimiento es el proceso de gestionar los activos físicos a lo largo de su ciclo de vida para asegurar su confiabilidad, disponibilidad y rentabilidad. En este proceso de gestión es importante definir qué tienes, dónde está, cómo está funcionando y qué trabajos y datos económicos tiene asociados.

Beneficios de la gestión de activos físicos

Entre los beneficios que destacan las normas y las guías especializadas en la materia se encuentran:

• Mejor rendimiento financiero y decisiones de inversión más fundamentadas.
• Mayor disponibilidad y confiabilidad de los activos críticos.
• Reducción de riesgos operativos, de seguridad y ambientales.
• Cumplimiento más consistente de normativas y estándares.
• Operaciones más sostenibles, con mejor uso de recursos y energía.

De manera complementaria se deduce que, una buena gestión de activos pasa por centralizar los datos en una plataforma, planificar el mantenimiento de forma inteligente y tomar decisiones basadas en información en tiempo real.

Anatomía de la gestión de activos

En la versión de Anatomía de la gestión de activos (IAM,2015) se plantea una idea poderosa: gestionar activos no es solo conocer equipos, sino entender el sistema completo que forman y cómo ese sistema crea valor en tres niveles:

• Estratégico: qué activos necesita la organización y qué papel juegan en el modelo de negocio.
• Táctico: qué políticas, estándares, planes e indicadores guían el conjunto de activos.
• Operativo: qué se hace cada día sobre cada activo concreto y cómo se aprende de ello.

Al igual que en la anatomía humana, conocer “las partes” no garantiza un buen diagnóstico. De poco sirve tener análisis clínicos y resonancias si el médico no sabe interpretarlos. Con los activos ocurre lo mismo: la data es el cuerpo, pero la interpretación y las decisiones son la medicina. Por eso, entender el conjunto de activos como un sistema y contar con talento capaz de leerlo es vital.

A partir de esta mirada, podemos extraer varias ideas clave.

Conocer los activos no es gestionar activos

Entender cómo se diseñan, operan, mantienen y reemplazan los activos es imprescindible, pero no basta. Ese conocimiento técnico describe el comportamiento físico, pero todavía no constituye una gestión de activos integrada.

La gestión de activos empieza cuando ese conocimiento se usa para responder, de forma consistente y trazable, a preguntas como: qué se debe hacer, cuándo y por qué, considerando impacto en valor, riesgo, costos y desempeño a lo largo del ciclo de vida del activo.

Los activos forman sistemas complejos y dinámicos

Los activos no viven aislados:

• Forman sistemas complejos e interdependientes, donde las fallas suelen propagarse en cascada.
• El comportamiento del sistema es dinámico: cambia con la demanda, el entorno, la operación y las decisiones históricas.
• Coexisten activos con vidas útiles muy diferentes dentro del mismo sistema.

Para una mirada de pensamiento sistémico, la conclusión es clara: no tiene sentido optimizar equipos aislados si no se comprende el efecto sobre el sistema completo. La gestión de activos exige ver patrones, relaciones y bucles de retroalimentación, no solo KPIs locales.

Los activos no hablan: datos y criterio humano

Los activos físicos no “dicen” en qué estado están ni cuánto riesgo representan. Para darles voz es necesario:

• Monitorizar su condición y su entorno.
• Generar datos fiables.
• Analizarlos y relacionarlos.
• Formular diagnósticos.

Pero aquí aparece el punto crítico: los datos por sí solos no gestionan nada. Igual que ocurre con la anatomía humana, una batería de pruebas no sirve de mucho si no hay un profesional capaz de interpretarlas.

En gestión de activos, no es el sensor el que decide, sino la persona que entiende qué significa ese dato dentro del sistema, con contexto técnico, operativo y económico.

El talento humano como activo crítico

Esta perspectiva pone al descubierto el valor del conocimiento del talento humano:

• Son las personas quienes definen qué datos se recogen y para qué.
• Son ellas quienes interpretan tendencias, identifican patrones y distinguen ruido de señal.
• Son quienes conectan la información técnica con riesgo, costo y objetivos de negocio.
• Y también quienes gestionan las tensiones entre áreas cuando los recursos no alcanzan para todo.

En los tres niveles de la gestión de activos:

• A nivel estratégico, se necesitan líderes capaces de ver el portafolio de activos como un sistema y tomar decisiones de inversión y riesgo coherentes.
• A nivel táctico, perfiles que traduzcan esa estrategia en políticas, planes, criticidades e indicadores alineados.
• A nivel operativo, equipos que conocen de cerca los activos, detectan anomalías, proponen mejoras y alimentan el sistema con datos de calidad.

Sin este conocimiento humano —técnico, contextual y organizacional— los activos siguen siendo “cajas negras” y los datos, un volumen de información difícil de usar.

El núcleo oculto: orquestar el valor del sistema

La Anatomía también plantea retos que no se ven a simple vista:

• Definir qué es “valor” para cada grupo de interés (operación, finanzas, seguridad, medio ambiente, regulador, cliente).
• Entender cómo los activos generan ese valor a lo largo del tiempo, no solo cuánto cuestan.
• Integrar actividades y perspectivas (mantenimiento, operación, proyectos, compras, finanzas) para maximizar el valor del sistema, no de un área aislada.

El foco deja de ser “qué intervención es técnicamente correcta” y pasa a ser: qué combinación de decisiones maximiza el valor del sistema, dado nuestro apetito de riesgo y nuestras restricciones de recursos.

Decisiones, riesgo y competencia por recursos

La gestión de activos se ejerce en un entorno real, con:

• Competencia interna por presupuesto, paradas y personal.
• Distintas sensibilidades frente al riesgo.
• La necesidad de reglas de decisión explícitas.

Para un perfil analítico, el mensaje es claro: los datos solo cambian la realidad si la organización dispone de criterios compartidos para convertirlos en decisiones (qué se hace, qué se posterga y qué no se hará) y revisa esos criterios con la misma disciplina con la que revisa sus indicadores.

Cambiar la narrativa: de gasto a motor de valor

Finalmente, la Anatomía nos invita a cambiar la forma en que se habla de los activos dentro de la empresa:

• Mientras se perciban como un gasto general inevitable, se priorizarán decisiones de corto plazo centradas en recortar costos.
• Cuando se reconocen como actores principales de la cadena de valor, tiene sentido invertir en datos, análisis, monitoreo, renovación y desarrollo de competencias.

La pregunta incómoda, pero necesaria, para una organización analítica es:

¿estamos usando nuestros datos, modelos y experiencia para transformar cómo decidimos sobre nuestros activos, o solo para justificar decisiones que ya se tomaban por costumbre?

La respuesta a esa pregunta dice mucho más sobre la madurez real de la gestión de activos que cualquier certificado o herramienta que aparezca en la portada.

Para cerrar, vale la pena añadir lo siguiente, aunque muchas de las ideas comentadas provienen de la edición 2015 de Asset Management – an Anatomy del IAM, en julio de 2024 se publicó la Versión 4, que no contradice este enfoque sino que lo refuerza y amplía, alineándolo con ISO 55001:2024, la transformación digital y el concepto de los datos como un activo en sí mismo, así como con los retos actuales de sostenibilidad y ESG. 

Esta nueva edición mantiene el corazón del mensaje explicado, pero lo sitúa en el contexto contemporáneo de organizaciones que dependen cada vez más de información de calidad, modelos de decisión robustos y talento humano capaz de interpretar esa “anatomía” en tiempo real.

ISO 55000:2024 como marco

La familia actualizada de normas trabaja así:

• ISO 55000:2024: ofrece visión general, vocabulario, principios, resultados y beneficios esperados de la gestión de activos.
• ISO 55001:2024: define los requisitos del sistema de gestión de activos, con la estructura típica de los sistemas de gestión (contexto, liderazgo, planificación, apoyo, operación, evaluación del desempeño y mejora).

La propia ISO deja claro que no impone un único modelo paso a paso para la gestión: proporciona el marco y los bloques que deben existir; cada organización diseña su modelo según su contexto y sus activos.

Fases de la gestión de activos físicos

ISO 55000:2024 insiste en dos ideas:

1. hay que abarcar todo el ciclo de vida de los activos, y
2. debe existir un sistema de gestión basado en principios y mejora continua.

Ciclo de vida del activo físico

Un modelo práctico que se puede usar es este:

Planificación y alineación estratégica

• Traducir la estrategia del negocio en necesidades de activos: capacidad, confiabilidad, seguridad, cumplimiento normativo.
• Definir niveles de servicio, riesgos aceptables y criterios de inversión.

Diseño y evaluación de alternativas

• Evaluar soluciones tecnológicas y de configuración de activos.
• Analizar el costo del ciclo de vida del activo y el valor aportado.

Adquisición, construcción e instalación

• Comprar, construir o instalar activos según criterios técnicos y de ciclo de vida.
• Comisionar y probar para asegurar el cumplimiento de requisitos.
• Registrar el activo en el sistema (jerarquía, criticidad, datos maestros).

Operación y mantenimiento

• Operar el activo dentro de sus límites de diseño.
• Ejecutar estrategias de mantenimiento (correctivo, preventivo, predictivo, basado en condición o en riesgo).
• Monitorizar desempeño: disponibilidad, confiabilidad, costos, calidad, seguridad, impacto ambiental.

Renovación, rehabilitación y retiro

• Decidir cuándo renovar, modernizar, reubicar o retirar un activo.
• Gestionar fin de vida de forma segura y sostenible.
• Capturar lecciones aprendidas para mejorar las futuras decisiones de planificación y diseño.

Si solo gestionas bien la etapa de operación y mantenimiento, estás haciendo gestión del mantenimiento. Para hablar de gestión de activos tienes que gobernar todas las fases.

¿Cuándo aplicar la gestión de activos?

La gestión de activos se vuelve especialmente pertinente cuando:

• La empresa es intensiva en activos físicos (plantas industriales, redes de infraestructura, utilities).
• El costo de fallas o paradas es alto en seguridad, ambiente, reputación o impacto económico.
• Hay presión de reguladores, aseguradoras o accionistas para demostrar control de riesgos y uso eficiente de recursos.
• La base de activos está envejeciendo o creciendo rápido, y el mantenimiento reactivo ya no alcanza.
• Se quiere avanzar hacia una operación sostenible y basada en datos, integrando analítica, IoT, IA y plataformas EAM/CMMS.

En organizaciones con pocos activos y bajo riesgo bastan principios básicos. En cambio, en sectores como energía, petróleo y gas, minería o transporte, un sistema formal alineado con ISO 55000:2024 / UNE-ISO 55000:2025 se convierte en un factor competitivo y de gobernanza.

Conclusiones 

La gestión de activos físicos representa un cambio profundo en la forma de dirigir organizaciones intensivas en activos: pasa de “arreglar equipos” a orquestar un sistema completo de decisiones estratégicas, tácticas y operativas basado en valor, riesgo y desempeño a lo largo del ciclo de vida. 

ISO 55000:2024 aporta el marco, la Anatomía del IAM ayuda a entender la lógica interna de esa disciplina y la práctica diaria en mantenimiento y confiabilidad la lleva a tierra. El verdadero salto no está solo en adoptar normas o plataformas, sino en desarrollar talento capaz de leer la “anatomía” de sus activos, interpretar datos con criterio y construir reglas de decisión coherentes. 

Las organizaciones que logren alinear estos elementos serán las que conviertan sus activos físicos en una fuente sostenida de competitividad, seguridad y resiliencia en el tiempo.

Referencias

1. Institute of Asset Management (IAM) (2015). Anatomía de la gestión de activos (3° ed.). https://theiam.org/media/2908/iam-gesti%C3%B3n-de-activos-una-anatom%C3%ADa-anatomy.pdf
2. Institute of Asset Management (IAM) (2024). Anatomía de la gestión de activos (4° ed.).
3. https://theiam.org/knowledge-library/asset-management-an-anatomy
4. ISO 55000:2024 (es). Gestión de activos- Vocabulario, aspectos generales y principios. https://www.iso.org/obp/ui#iso:std:iso:55000:ed-2:v1:es
5. The Maximo Guy (2025). Maximo Work Order & Asset Management para principiantes: Tutorial completo. https://www.youtube.com/watch?v=fUT5ZbSZaMk