Introducción
En el ámbito empresarial es común centrarse en los resultados, buscando emular los logros de otras organizaciones, como liderazgo en el sector, minimización de desperdicios, incremento en la facturación y reducción de costos. Sin embargo, esta concentración limitada al resultado contrasta con los esfuerzos y el camino necesario para alcanzarlos, elementos que se revelan como claves en la eficiencia operativa. En este artículo, ahondaremos en este aspecto.
A medida que la humanidad ha evolucionado, también han cambiado sus perspectivas y se han desarrollado metodologías de gestión con el propósito de optimizar la eficiencia en el trabajo mediante la identificación, diseño, implementación y optimización de procesos. La eficiencia operativa se basa en las actividades destinadas a generar productos y servicios de calidad al menor costo.
Fusionando habilidades: En búsqueda de la eficiencia operativa
En las organizaciones para lograr la fluidez deseada, reducción de los tiempos de espera, productividad, adaptabilidad a los cambios, cumplir los plazos de entrega y mantener el rendimiento y la calidad, es de suma importancia para los directivos y colaboradores contar con habilidades técnicas y sociales para la realización de las actividades.
En la actualidad, se destaca la importancia de las habilidades blandas como atributos personales que contribuyen a la mejora de la interacción y métodos de trabajo, especialmente destacables como competencias del personal. Entre ellas emergen la organización y gestión del tiempo, las cuales son habilidades personales fundamentales que, aplicadas de manera estratégica por los equipos de colaboradores en el entorno laboral, se convierten en pilares garantes de la eficiencia operativa.
La gestión del tiempo
La gestión del tiempo es un proceso que involucra prácticas favorecedoras y desarrollo de habilidades para mejorar la utilización de recursos valiosos y escasos como el tiempo. Incluye planificación, organización y jerarquización de actividades, con el propósito de alcanzar metas específicas de manera eficiente y efectiva, contribuyendo a la productividad personal y organizacional, así como a la optimización de los procesos.
Stephen Covey (1996), al abordar los hábitos de las personas altamente efectivas, destaca la importancia de gestionar el tiempo de manera estructurada y llevar a cabo las tareas de acuerdo con sus niveles de prioridad. En la gestión del tiempo se trata de tomar el control consciente de cómo invertimos cada momento disponible, reconociendo la importancia, el tiempo necesario y el esfuerzo requerido por cada tarea. Este enfoque estratégico busca evitar la demora, reducir la carga de trabajo innecesaria y la reducción de los tiempos de espera.
En el entorno laboral la gestión del tiempo implica la aplicación de diversas herramientas y técnicas, como la subdivisión del trabajo, organización en listas de tareas, establecimiento de prioridades, uso de calendarios y cronogramas, implementación de intervalos de trabajo concentrado y tiempos de descanso.
Además, se apoya en conceptos como la identificación de ladrones del tiempo y la aplicación de estrategias para mantener la concentración y la consciencia personal, buscando contribuir a una mayor productividad personal y lograr eficiencia en el trabajo.
Un componente fundamental de la gestión del tiempo es la capacidad de establecer metas claras y medibles. Alineando las actividades diarias con objetivos a largo plazo, se crea un marco referencial para la toma de decisiones y fomentar un sentido de propósito. La gestión del tiempo no solo se trata de hacer más cosas en menos tiempo, sino de hacer las cosas correctas en el tiempo adecuado.
Cabe destacar que la gestión del tiempo es un enfoque cambiante y en evolución, un proceso continuo de mejora, con reflexión regular, identificación de áreas de mejora y adaptación a las cambiantes circunstancias.
Igualmente, resulta favorecedor internalizar al tiempo como un recurso limitado y valioso. Para mejoras en su gestión, se requiere conocer dónde se invierte y desperdicia, agrupar las tareas por afinidad, considerar el uso de holguras en las actividades e identificar aquellas con tiempo preciso.
En última instancia, no solo busca aumentar la productividad personal, sino incidir sobre la calidad de vida al minimizar el estrés asociado con plazos ajustados, permitiendo un balance saludable entre el trabajo y el descanso, convirtiéndose en una herramienta valiosa para maximizar el potencial individual y alcanzar el éxito como equipos de manera sostenible.
Relación entre la gestión del tiempo y la organización
La gestión del tiempo y la organización están intrínsecamente relacionadas, ya que ambas habilidades trabajan de la mano para mejorar la eficiencia en el trabajo y la productividad. Algunos factores incidentes en la pérdida de tiempo y la desorganización incluyen la carencia de información o información errónea, falta de delegación y división del trabajo, problemas de comunicación, planificación inadecuada, posponer la toma de decisiones, plazos de actividades poco realistas, impuntualidad, entre otras.
En este sentido, la metodología Lean manufacturing es un conjunto de principios y herramientas de gestión de la producción que busca la mejora continua a través de la disminución del desperdicio, mantenimiento del orden, entre otros aspectos destacables y ha sido ampliamente aplicada en el sector industrial resultando efectiva en el mejoramiento de estas habilidades. Para conocer más de este tema relacionado, puedes consultar el artículo “Lean Manufacturing en el marco de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015“.
Claves en la eficiencia operativa
El logro de la eficiencia operativa no se produce de manera aislada, se constituye en un engranaje de factores clave que contribuyen al éxito esperado. Entre estos se tienen:
Establecimiento de metas
El establecimiento de metas es el punto de partida para una gestión del tiempo efectiva. Al definir metas claras y alcanzables, las empresas proporcionan a su personal un marco de referencia para sus actividades diarias. Las metas bien establecidas sirven como guía, permitiendo que la gestión del tiempo se oriente hacia la consecución de resultados específicos.
Seguimiento de objetivos
Como mecanismo de control es una práctica continua que impulsa a la mejora. A través de la revisión periódica de los objetivos y del rendimiento individual y colectivo, expresado en indicadores, las empresas identifican áreas de oportunidad y ajustan su enfoque para la optimización de procesos.
Reducción de tiempos de espera
Al minimizar los períodos de inactividad, las empresas pueden mejorar la eficiencia con la optimización de procesos y ofrecer resultados más rápidos y satisfactorios a sus clientes. Esto se logra a través del análisis de los procesos, una cuidadosa planificación y asignación de tareas, identificando y eliminando cuellos de botella que puedan ralentizar las operaciones, contando con procesos ágiles y con capacidad de respuesta a las demandas. La gestión efectiva del tiempo no solo se trata de hacer las cosas más rápido, sino de hacerlas de manera más inteligente y estratégica.
Eficiencia en el trabajo
Conlleva la asignación y aprovechamiento óptimo de recursos mediante estimaciones y gestión de costos, organizar tareas, establecer prioridades, evitar los errores y retrabajos, mejoras en la calidad en los productos y servicios. Son prácticas determinantes para mejorar la eficiencia laboral, así también la conformación de equipos y su liderazgo, medición de su rendimiento e implementación de acciones correctivas en caso de desviaciones.
Acortar el ciclo productivo
Desde una perspectiva económica, reducir el tiempo del ciclo de generación de bienes y servicios, el plazo que demora la facturación y obtención de ingresos, representa una ganancia debido a que con esta reducción de tiempos de espera para ventas se está obteniendo la posibilidad de obtener mayores ventas por unidad de tiempo. Es aquí donde la gestión del tiempo y la organización son determinantes.
Optimización financiera
El control de costos como herramienta de organización en la gestión de recursos económicos contribuye en la maximización de resultados al disminuir los desperdicios y mejora de la rentabilidad. El tiempo es dinero en términos de negocios. Los fondos deben emplearse de manera estratégica, sin perjudicar la calidad. Al momento de realizar auditorías, la organización es sometida a una exhaustiva evaluación de sus procesos, prácticas y sistemas para garantizar el cumplimiento de estándares, identificar áreas de mejora y asegurar la eficacia de sus operaciones.
Implicaciones financieras de la eficiencia operativa. Video cortesía del Colegio de Contadores Públicos de México.
Optimización de procesos
La identificación de redundancias, la eliminación de pasos innecesarios, reducción de desperdicios y la implementación de mejoras continuas son prácticas que garantizan la fluidez en los procesos operativos. La adaptabilidad a las demandas del mercado y a nuevos enfoques, aunado a la gestión del cambio mediante el empleo de nuevas tecnologías, aportan significativamente en los ajustes y mejoras para el desarrollo de los procesos.
Productividad personal
Es la suma de las eficiencias individuales dentro de un equipo. La gestión del tiempo a nivel personal, combinada con la organización eficiente de tareas, contribuye directamente a la productividad general de un equipo. Establecer metas claras y medibles, seguidas de un seguimiento diligente de objetivos, asegura que cada miembro del equipo esté alineado con los objetivos generales de la empresa.
Adaptabilidad
En opinión de Vásquez (2010, citado en Frías y Véliz, 2013) la adaptabilidad es la agilidad con la que la organización responde a sus clientes externos y su disposición al cambio. Es una medida de la flexibilidad de la organización. El grado de adaptabilidad se refiere a la habilidad para asimilar de manera efectiva los cambios que enfrenta. La gestión del tiempo y la organización permiten a las empresas ser ágiles y responder ante las cambiantes condiciones del mercado.
Conclusión
Finalmente, la gestión del tiempo y la organización son claves en la eficiencia operativa en el manejo de activos. Lo que denominamos claves en la eficiencia operativa son propósitos alcanzables a través de una gestión del tiempo efectiva. Al establecer metas claras, hacer un seguimiento diligente de objetivos y mantener la adaptabilidad, las empresas pueden no solo mejorar sus resultados actuales, sino también prepararse para los desafíos y oportunidades futuras. La inversión en estas habilidades es esencial para construir una base sólida y sostenible para el éxito empresarial a largo plazo.
Referencias
- Covey, S. (1996): Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. México D.F: Editorial Paidos Mexicana.
- Frías, J. y Véliz, J. (2013). La adaptabilidad a los cambios imprevistos del entorno y la creación de capacidades para el autocontrol en la empresa. Técnica Administrativa, 12(53), 1-12. Recuperado de http://www.cyta.com.ar/ta1201/v12n1a2.htm
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